Grossistes et centrales d’achats : pourquoi externaliser la saisie des factures et références produits ?

Les grossistes et les centrales d’achats sont des maillons essentiels dans le secteur du commerce et de la distribution. Comment fonctionnent-ils et quels sont les meilleurs moyens pour gérer de façon optimale les documents qui y circulent ?

Qu’est-ce qu’un grossiste et une centrale d’achat ?

Un grossiste est une entreprise qui achète des produits et services auprès des fournisseurs, puis les stocks avant de les revendre à d’autres entreprises comme les autres grossistes et les détaillants. Ils majorent leurs prix en contrepartie de leurs investissements en se procurant une large gamme de produits et services afin que les consommateurs puissent les acheter au même endroit et en les faisant faire des économies grâce à des prix bas, des remises et des promotions pour les attirer et les fidéliser.

En général, un grossiste est spécialisé dans un secteur particulier et réalise des ventes par l’intermédiaire de bureaux de vente au détail, de site d’e-commerce et de centres d’appels.

Une centrale d’achat diffère d’un grossiste par sa taille et son organisation. Il s’agit d’une structure dont l’objet est de regrouper les commandes d’un ensemble de membres détaillants et grossistes. Elle offre de meilleures conditions d’achat grâce aux économies d’échelle et les promotions accessibles aux membres. Cela implique l’étude des produits et la sélection de fournisseurs. Les adhérents, qui sont les seuls bénéficiaires des services, sont liés à la centrale d’achat par un contrat d’une certaine durée.

Le marché d’intérêt régional de Rungis, en Ile-de-France, est un exemple-type de centrale d’achat. C’est d’ailleurs le plus grand marché de produits agricoles au monde. Géré par une société d’économie mixte, ce marché est caractérisé par une concurrence très forte entre les 1400 grossistes qui y sont implantés. Des tonnes de produits de la mer, fruits et légumes, viandes, et produits de la ferme et fleurs y transitent chaque jour. Cela sous-entend un très grand volume de données dont la saisie et le traitement mobilisent de nombreuses personnes.

En quoi l’externalisation de la saisie de données est-elle utile pour un grossiste ou une centrale d’achat ?

Un grossiste ou une centrale d’achat ont absolument besoin d’une base de données sur mesure pour la gestion de leur activité et le suivi de leurs stocks et leurs commandes. Il en est de même pour la saisie de données clients, la saisie de factures et la saisie de références produits. En faisant appel à un prestataire, les gérants ont la possibilité de déléguer ces tâches à des personnes compétentes, et ce à un prix largement compétitif. En effet, une agence de délocalisation est souvent basée dans un pays où le coût de la main-d’œuvre est plus accessible.

Pour créer une base de données, un prestataire en saisie de données utilise un logiciel customer relationship management (CRM) ou gestion de relation client (GRC). Cet outil permet d’optimiser l’organisation des équipes commerciales et de disposer d’un tableau de bord des actions commerciales avec les objectifs et les résultats correspondants. Grâce à un fichier de prospection, les utilisateurs auront une vue d’ensemble des opportunités d’affaires.

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